5 Kesalahan Umum dalam Penyimpanan Aset Berharga dan Cara Menghindarinya

Pada dunia bisnis, keamanan dan efisiensi dalam penyimpanan aset berharga adalah hal yang tidak boleh diabaikan.

Tetapi, masih banyak perusahaan yanga melakukan kesalahan dalam pengelolaan penyimpanan, sehingga dapat berdampak negatif pada operasional dan keamanan data perusahaan.

Berikut ini adalah 5 kesalahan umum dalam penyiimpanan aset berharga dan cara menghindarinya.

1. Mengabaikan Pengamanan Fisik

Salah satu kesalahan terbesar dalam penyimpanan aset berharga adalah menganggap remeh pengamanan fisik aset berharga tersebut.

Banyak perusahaan yang hanya mengadalkan penguncian standar tanpa mempertimbangkan akses terbatas atau pengawasan tambahan.

Hal ini sangat beresiko terutama jika aset-aset tersebut berupa dokumen rahasia atau barang berharga,

Cara Menghindarinya:

Gunakan lemari penyimpanan dengan tingat keamanan yang tinggi seperti Mobile File atau Brankas.

Pililah lemari penyimpanan yang dilengkapi dengan sistem penguncian ganda dan akses terbatas hanya untuk pihak-pihak yang berwenang.

Selain itu, pertimbangkan juga untuk menambahkan sistem CCTV dan alarm sebagai langkah pencegahan tambahan.

2. Kurangnya Sistem Organisasi yang Jelas

Penyimpanan yang tidak terorganisir dapat menyebabkan kebingungan, peningkatkan waktu pencarian dan risiko kehilangan aset.

Karena banyak perusahaan yang gagal menyusun sistem yang efektif, sehingga dokumen dan barang berharga tersebar tanpa sistem yang jelas.

Cara Menghindarinya:

Implementasi sistem pengarsipan yang terstruktur dengan baik menggunakan Filling Cabinet atau Mobile File yang dirancang untuk memasimalkan uang dan memudahkan akses.

Pastikan setiap aset diberi label yang jelas dan disimpan seusai kategori untuk memudahkan pelacakan.

3. Tidak Melakukan Pemeliharaan Rutin

Lemari penyimpanan atau sistem pemyimpanan yang tidak dirawat dengan baik bisa menjadi risiko baik dari segi keamanan maupun efisiensi.

Kerusakan pada perangat kunci atau mekanisme penyimpanan dapat mengakibatkan akses tidak sah atau hilangnya aset.

Cara Menghindarinya:

Buat jadwal pemeliharaan rutin atau semua perangkat penyimpanan. Pastikan bahwa mekanisme pengucian dan bagian lain dari lemari penyimpanan seperti Brankas dan Mobile File diperiksa secara berkala dan diperbaiki jika diperlukan.

Langkah ini akan membantu memperpanjang umur perangkat penyimpanan dan menjaga keamanan aset.

4. Tidak Memperhitungkan Risiko Bencana

Banyak perusahaan tidak memikirkan kemungkinan terjadinya bencana alam seperti kebakaran atau banjir yang bia merusak aset berharga.

Ketidakmampuan untuk melindungi aset dari bencana bisa berakibat fatal bagi bisnis.

Cara Menghindarinya:

Gunakan lemari penyimpanan yang tahan api dan air. Ada berbagai opsi Brankas tahan Api yang bisa digunakan untuk melindungi dokumen penting.

Selain itu, pertimbanghkan untuk menyimpan salinan digital dari dokumenn penting di cloud sebagai back up.

5. Mengabaikan Faktor Lingkungan

Suhu, kelembapan dan pencahayaan dapat mempengaruhi konsisi aset, terutama jika aset tersebut berupa dokumen kertas, elektronik atau material sensitif lainnya.

Penyimpanan yang tidak memperhatikan faktor-faktor ini bisa menyebabkan kerusakan yang tidak disadari.

Cara Menghindarinya:

Pastikan ruangan penyimpanan memiliki kontrol iklim yang baik, dengan suhu dan kelembapan yang sesuai untuk menjaga kondisi optimal aset.

Gunakanlah alat pengukur untuk memonitor lingkungann penyimpanan dan lakukan penyesuaian jika diperlukan.

Kesimpulan

Menghindari kesalahan dalam penyimpanan aset berharga sangat penting untuk menjaga keamanan dan efisiensi operasional perusahaan.

Dengan memperhatikan lima poin di atas, perusahaan dapat mengurangi risiko dan memastikan aset berharga mereka tetap aman dan terorganisir dengan baik.

Penerapan langkah-langkah ini tidak hanya akan melindungi aset perusahaan tetapi juga meningkatkan kepercayaan dan citra brand di mata klien dan mitra bisnis.

Author Profile: Kotakpensil

Kotakpensil.com adalah mitra terpercaya untuk solusi penyimpanan arsip yang aman di kalangan bisnis.

Spesialisasi kami pada brankas dan mobile file memastikan perlindungan optimal untuk aset berharga perusahaan Anda.

Dengan fokus pada kebutuhan B2B, Kotakpensil menawarkan produk yang lengkap, murah dan aman.